Provozovatelem služby Koncipient AI je Arvio Technologies s.r.o., se sídlem Jaselská 275/6, Bubeneč, 160 00 Praha 6, IČO 235 367 72, DIČ CZ23536772, datová schránka aj7vaak. Kontakt: kontakt@koncipient-ai.cz.
Koncipient AI poskytuje Arvio Technologies s.r.o. jako službu pro podnikatele, tedy firmy a osoby samostatně výdělečně činné, a pro úřady a další veřejnoprávní subjekty, tedy obce, kraje, státní úřady a jejich organizace, vždy s českým IČO (dále „zákazník“). Smlouva vzniká třemi cestami: objednávkou na webu, přijetím pozvánky do programu zdarma (obojí podle těchto podmínek) nebo individuální písemnou objednávkou služby, která má před těmito podmínkami přednost.
Služba není určena spotřebitelům. Ustanovení o smlouvách se spotřebitelem, včetně práva odstoupit od smlouvy do 14 dnů, se proto nepoužijí; objednatele chrání garance vrácení níže.
Objednatel zadá IČO, zkontroluje údaje zákazníka, uvede e-mail, zvolí období a potvrdí souhlas s těmito podmínkami a se zpracovatelskou smlouvou. Smlouva je uzavřena potvrzením e-mailu z odkazu, který objednateli pošleme; tím vystavíme fakturu. Objednatel prohlašuje, že je oprávněn za zákazníka jednat; oprávnění neověřujeme.
Služba se poskytuje elektronicky jako webová aplikace; nic se nedoručuje fyzicky. Po zaplacení první faktury založíme účet zákazníka a na e-mail objednatele pošleme odkaz k prvnímu přihlášení.
Vybraným skupinám zákazníků poskytujeme službu po určitou dobu bezplatně v rámci programu, například obcím do 500 obyvatel v Programu pro obce. Do programu se vstupuje pozvánkou, kterou zákazníkovi pošleme e-mailem. Pozvánka i stránka, na kterou vede, uvádějí název programu, jeho délku a počet uživatelů. Smlouva je uzavřena, když pozvaný odsouhlasí tyto podmínky a zpracovatelskou smlouvu a založí si účet. Pozvaný prohlašuje, že je oprávněn za zákazníka jednat. Oprávnění neověřujeme.
Za program se nic nefakturuje a neplatí, takže oddíly Cena a platba, Platba kartou, Opakovaná platba kartou, Období a obnova a Garance vrácení se na něj nevztahují.
Program končí uplynutím své doby a samo se nemění v placené předplatné. Na jeho konci nevzniká povinnost platit. Před koncem programu nabídneme pokračování. Předplatné vznikne jen tehdy, když ho zákazník výslovně objedná. Pokud ho neobjedná, přepne se účet po skončení programu jen ke čtení a dál platí oddíl Ukončení a data. Zákazník může program kdykoli ukončit e-mailem.
Cena je jeden paušál pro celou firmu nebo úřad, do 3 uživatelů, ve výši uvedené na stránce Produkty a cena v okamžiku objednávky, v korunách českých bez DPH; DPH se připočítává v zákonné sazbě. Platí se převodem na účet podle faktury se splatností 14 dní, nebo platební kartou, pokud ji objednávka nabízí. Za způsob platby nic neúčtujeme.
Účet v aplikaci vzniká až zaplacením: u převodu připsáním platby na náš účet, u karty úspěšnou platbou. Do té doby žádná služba neběží a objednatel nic nedluží, nepotvrzená nebo nezaplacená první faktura po lhůtě zaniká.
Platby kartou přijímáme prostřednictvím Fio banky, a.s., přes platební bránu GP webpay společnosti Global Payments Europe, s.r.o. Přijímáme karty Visa a Mastercard. Platba proběhne v korunách českých jako tuzemská transakce u obchodníka Arvio Technologies s.r.o. a ověřuje se podle pravidel banky, která kartu vydala (3-D Secure).
Údaje karty objednatel zadává jen na zabezpečené stránce platební brány. Číslo karty ani bezpečnostní kód nevidíme a neukládáme; od brány dostaneme jen výsledek platby a zkrácené číslo karty.
Při placení kartou může objednatel výslovně souhlasit s tím, že se předplatné bude dál platit automaticky z téže karty. Podmínky opakované platby uvidí přímo u souhrnu objednávky a platby, ještě než souhlas udělí. Bez tohoto souhlasu se karta k dalším platbám nepoužije.
Předplatné je měsíční nebo roční podle volby. Na další období vystavíme fakturu 14 dní před koncem období zaplaceného. Není-li faktura uhrazena do splatnosti, pošleme upomínku; není-li uhrazena ani 14 dní po splatnosti, přepne se účet jen ke čtení: dokumenty zůstávají dostupné, nová práce nejde. Zaplacením se účet odemyká.
Do 30 dnů od první platby může objednatel bez udání důvodu požádat e-mailem na kontakt@koncipient-ai.cz o vrácení platby. Vrátíme všechny platby přijaté do dne žádosti, u ročního tarifu tedy celou roční platbu, a účet ukončíme. Garance platí pro měsíční i roční tarif.
Peníze vracíme stejnou cestou, jakou přišly: platbu kartou na tutéž kartu, platbu převodem na účet, ze kterého byla odeslána, nejpozději do 14 dnů od žádosti.
Měsíční i roční předplatné se obnovuje na další období stejné délky, dokud ho objednatel neukončí. Ukončit ho lze kdykoli e-mailem; skončí koncem zaplaceného období. Fakturu na další období, pokud už byla vystavena, stornujeme a z karty nic nestrhneme. Neuhrazená faktura předplatné neukončuje, jen přepne účet do režimu jen ke čtení (viz Období a obnova). Po ukončení držíme data zákazníka 90 dní zamčená ke čtení, aby se dala vyexportovat nebo služba obnovit; poté je smažeme. O dřívější smazání lze požádat e-mailem.
Vadu služby (výpadek, chybnou funkci) i chybu v platbě nebo fakturaci hlaste e-mailem na kontakt@koncipient-ai.cz s názvem zákazníka a popisem. Přijetí potvrdíme do 2 pracovních dnů a reklamaci vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů. Neoprávněně nebo dvakrát stržené peníze vracíme stejnou cestou jako u garance vrácení.
Výstupy umělé inteligence jsou pracovním návrhem, ne právním stanoviskem; odpovědnost za jejich použití nese uživatel (viz Umělá inteligence). Dostupnost služby zveřejňujeme na stránce Stav.
Smlouva se řídí právem České republiky, zejména občanským zákoníkem. Spory z ní rozhodují obecné soudy České republiky.
Znění obchodních podmínek verze 2026-10-27.
Dokumenty, které zákazník do Koncipienta nahraje, obsahují osobní údaje třetích osob. Zákazník je jejich správcem, Arvio Technologies s.r.o. zpracovatelem ve smyslu čl. 28 GDPR. Zpracovatelská smlouva se uzavírá spolu s objednávkou nebo vstupem do programu zdarma, tedy dřív, než do systému půjdou první ostrá data, a je dostupná v nastavení zákazníka po celou dobu předplatného nebo programu.
1.1 Tato smlouva o zpracování osobních údajů („Smlouva") se uzavírá podle čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR") mezi zákazníkem služby Koncipient jako správcem osobních údajů („Správce") a společností Arvio Technologies s.r.o., IČO 23536772, se sídlem v Praze, jako zpracovatelem („Zpracovatel"). Znění Smlouvy vychází ze standardních smluvních doložek podle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/915.
1.2 Smlouva je dodatkem obchodních podmínek služby Koncipient a uzavírá se elektronicky souhlasem s podmínkami při objednávce služby nebo při vstupu do programu zdarma, případně užíváním služby na základě jiného smluvního vztahu se Zpracovatelem. GDPR pro zpracovatelskou smlouvu vyžaduje písemnou formu, „v to počítaje elektronickou formu" (čl. 28 odst. 9 GDPR); písemná forma je při elektronickém uzavření zachována, jsou-li splněny podmínky § 562 odst. 1 občanského zákoníku — zachycení obsahu a určení jednající osoby. Vlastnoruční ani elektronický podpis se proto nevyžaduje; okamžik, osobu a znění, s nímž byl souhlas udělen, Zpracovatel eviduje.
1.3 Smlouva je publikována ve verzovaném znění. Individuálně sjednaná smlouva o zpracování osobních údajů, byla-li mezi stranami uzavřena, má před tímto zněním přednost.
2.1 Předmětem Smlouvy je zpracování osobních údajů obsažených v datech, která Správce nebo jeho uživatelé vloží do služby Koncipient — dokumenty, konverzace s asistentem a údaje o subjektech (dále jen „data Správce").
2.2 Zpracování probíhá výhradně za účelem poskytování služby Koncipient — uložení a správa dokumentů, jejich analýza a vytěžení, odpovědi asistenta, rešerše a související funkce, včetně zlepšování služby na základě anonymizovaných údajů v rozsahu čl. 7.2 — a trvá po dobu trvání smluvního vztahu, nestanoví-li Smlouva pro výmaz jinak.
2.3 Povahou zpracování je zejména shromáždění, uložení, strukturování, vyhledání, použití pro výpočet odpovědi, omezení a výmaz, prováděné automatizovaně.
2.4 Mimo předmět Smlouvy stojí údaje, které Zpracovatel zpracovává pro vlastní provozní účely jako samostatný správce: údaje o uživatelských účtech (jméno, e-mailová adresa, přihlášení), údaje o tom, jak uživatelé službu používají (které funkce a nástroje používají, počty a typy dokumentů, hodnocení odpovědí), fakturační údaje objednatele a obsah zpětné vazby odeslané z aplikace. Nejde o data Správce ve smyslu čl. 2.1, tato Smlouva se na ně nevztahuje a seznam dalších zpracovatelů podle čl. 8.1 je nezahrnuje; podmínky jejich zpracování popisují zásady ochrany osobních údajů Zpracovatele. Aplikace na to upozorňuje v místě, kde takové údaje odesílá (formulář zpětné vazby).
3.1 Dokumenty a konverzace Správce mohou obsahovat zejména identifikační a kontaktní údaje, údaje o smluvních a soudních věcech a další údaje obsažené v právních dokumentech, včetně zvláštních kategorií osobních údajů, pokud je Správce do služby vloží.
3.2 Subjekty údajů jsou zejména klienti Správce, jejich protistrany, zaměstnanci, statutární zástupci a další osoby zmíněné v datech Správce. U úřadů a dalších veřejnoprávních subjektů také občané a další osoby, o jejichž věcech úřad jedná, žadatelé a smluvní strany.
4.1 Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce, včetně předání do třetí země, ledaže mu zpracování ukládá právo Unie nebo členského státu; v takovém případě Zpracovatele o tomto požadavku před zpracováním informuje, pokud právo takové informování nezakazuje.
4.2 Za doložený pokyn se považuje užití funkcí služby Správcem nebo jeho uživateli. Zpracovatel Správce bezodkladně informuje, pokud podle jeho názoru určitý pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně údajů.
5.1 Zpracovatel zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti, nevztahuje-li se na ně zákonná povinnost mlčenlivosti, a aby k údajům přistupovaly jen v rozsahu nezbytném pro poskytování služby a její podporu.
6.1 Zpracovatel přijme a udržuje technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR odpovídající riziku, zejména šifrování dat při přenosu i uložení, oddělení dat jednotlivých správců (nájemců), řízení přístupů, zálohování a evidenci operací nad dokumenty.
7.1 Zpracovatel nepoužívá osobní údaje ani obsah dokumentů Správce k trénování modelů umělé inteligence ani k jinému vlastnímu účelu, s výjimkou anonymizace podle čl. 7.2, a totéž smluvně vyžaduje od poskytovatelů modelů a dalších zpracovatelů, které do zpracování zapojuje.
7.2 Správce pověřuje Zpracovatele, aby pro statistiku a zlepšování služby vytvářel anonymizované údaje z omezeného vzorku textů: dotazů a zadání pro asistenta, odpovědí asistenta, které uživatel ohodnotil, a shrnutí analyzovaných dokumentů. Anonymizace probíhá automatizovaně v rámci služby: jména, názvy, identifikační čísla, adresy, kontaktní a další identifikující údaje se nahradí obecnými značkami a text, u něhož anonymizaci nelze spolehlivě provést, se zahodí. Plný obsah dokumentů, názvy souborů a výsledky nástrojů se k tomuto účelu nepoužívají. Anonymizované údaje neumožňují identifikovat subjekty údajů obsažené v datech Správce; Zpracovatel je uchovává na vlastních systémech a nepředává je třetím osobám.
8.1 Správce uděluje Zpracovateli obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Jejich úplný seznam — s uvedením služby, účelu, místa zpracování a odkazu na smlouvu, kterou je další zpracovatel vázán — vede Zpracovatel v aplikaci (Nastavení → Ochrana dat), kde je i ke stažení; starší znění seznamu zůstávají dostupná. Seznam se týká zpracování dat Správce podle čl. 2.1; dodavatele, kteří se podílejí jen na zpracování podle čl. 2.4, nezahrnuje.
8.2 Zamýšlené zapojení nového dalšího zpracovatele nebo jeho nahrazení Zpracovatel Správci oznámí předem. Správce může do 30 dnů od oznámení vznést odůvodněnou námitku; do jejího vypořádání Zpracovatel nezapojí dotčeného dalšího zpracovatele do zpracování údajů Správce. Není-li vypořádání možné, je Správce oprávněn smlouvu o poskytování služby vypovědět.
8.3 Zpracovatel uloží každému dalšímu zpracovateli smlouvou stejné povinnosti na ochranu údajů, jaké přijal touto Smlouvou, a za jeho plnění odpovídá Správci, jako by plnil sám.
9.1 Obsah dokumentů a konverzací Správce Zpracovatel ukládá a zpracovává v Evropské unii.
9.2 U podpůrných služeb může docházet k předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor pouze při zajištění vhodných záruk podle čl. 46 GDPR, zejména standardních smluvních doložek; které služby to jsou, uvádí seznam dalších zpracovatelů podle čl. 8.1.
10.1 Zpracovatel je Správci nápomocen při plnění povinností reagovat na žádosti subjektů údajů (čl. 12–22 GDPR), a to vhodnými technickými a organizačními opatřeními — zejména funkcemi pro vyhledání, export, opravu a výmaz údajů.
10.2 Zpracovatel je Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle čl. 32 až 36 GDPR. Porušení zabezpečení osobních údajů ohlásí Správci bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví, s popisem povahy porušení, pravděpodobných důsledků a přijatých opatření.
11.1 Správce může svá data ze služby kdykoli exportovat. Po ukončení poskytování služby Zpracovatel osobní údaje vymaže, nejpozději do 90 dnů, ledaže Správce před uplynutím této doby požádá o dřívější výmaz nebo právo Unie či členského státu vyžaduje jejich další uložení; existující kopie v zálohách zanikají v rámci běžného cyklu záloh.
12.1 Zpracovatel poskytne Správci informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28 GDPR — v prvé řadě prostřednictvím dokladů dostupných přímo v aplikaci (tato Smlouva, seznam dalších zpracovatelů a jeho historie).
12.2 Zpracovatel umožní audity, včetně inspekcí, prováděné Správcem nebo jím pověřeným auditorem, a přispěje k nim. Audit se provádí po předchozím oznámení nejméně 30 dnů předem, nejvýše jednou ročně, v běžné pracovní době, bez nepřiměřeného narušení provozu a pod závazkem mlčenlivosti; náklady auditu nese Správce. Zpracovatel může audit zcela nebo zčásti uspokojit poskytnutím aktuální zprávy nebo certifikace nezávislého auditora.
13.1 Změní-li se toto znění, Zpracovatel publikuje novou verzi, oznámí ji Správci a starší verze ponechá dostupné. Pro Správce platí znění, s nímž byl udělen souhlas, do doby účinnosti oznámené změny.
13.2 Smlouva se řídí právem České republiky. Je-li některé ustanovení neplatné, nemá to vliv na zbytek Smlouvy; namísto neplatného ustanovení se použije úprava GDPR nejbližší jeho účelu.
Znění zpracovatelské smlouvy verze 2026-10-13. Kopii s vyplněnými údaji kanceláře, seznam dalších zpracovatelů a starší znění nabízí aplikace v Nastavení → Ochrana dat.
Správce údajů: Arvio Technologies s.r.o., IČO 235 367 72, se sídlem Jaselská 275/6, Bubeneč, 160 00 Praha 6. Kontakt pro otázky ke zpracování: kontakt@koncipient-ai.cz.
Při vyplnění formuláře Napište nám od vás sbíráme:
Při vyplnění formuláře na stránce Pro obce a města od vás sbíráme:
Údaje zpracováváme za účelem navázání obchodního kontaktu, přípravy nabídky a komunikace ohledně Koncipient AI. Právním základem je oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) — odpovědět na vámi iniciovanou poptávku, případně opatření před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).
Pokud z poptávky nevznikne smluvní vztah, údaje smažeme nejpozději 24 měsíců od posledního kontaktu. Pokud uzavřeme smlouvu, údaje uchováváme po dobu smluvního vztahu a následně podle příslušných právních předpisů (typicky 10 let pro účetní a daňové povinnosti).
Data, která kancelář do aplikace vloží (dokumenty, konverzace, údaje o subjektech), zpracováváme jako zpracovatel podle zpracovatelské smlouvy. Jako samostatný správce zpracováváme tyto údaje:
Údaje o účtu uchováváme po dobu trvání účtu, fakturační údaje po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy (typicky 10 let).
Údaje předáváme pouze zpracovatelům, kteří pro nás zajišťují technické zázemí (provoz aplikace a databáze v EU, rozesílání e-mailů, fakturace, správa zpětné vazby). Všichni zpracovatelé jsou smluvně zavázáni k mlčenlivosti a dodržování GDPR. Pokud některý z nich zpracovává údaje mimo Evropský hospodářský prostor, děje se tak jen se zárukami podle čl. 46 GDPR (standardní smluvní doložky).
Platbu kartou zpracovávají Fio banka, a.s., a Global Payments Europe, s.r.o., jako poskytovatelé platebních služeb podle svých vlastních podmínek; plné údaje karty od nich nedostáváme.
Pro uplatnění libovolného práva nám napište na kontakt@koncipient-ai.cz. Odpovídáme nejpozději do 30 dnů.
Koncipient AI je nástroj s umělou inteligencí. Jeho výstupy — návrhy dokumentů, analýzy, shrnutí — generuje AI a mají povahu pracovního návrhu, ne hotového právního stanoviska. Vždy podléhají kontrole a odpovědnosti uživatele, který s nástrojem pracuje (human oversight).
Poskytování a používání Koncipientu se řídí nařízením EU 2024/1689 (AI Act). Koncipient posuzujeme jako AI systém s omezeným rizikem — nikoliv systém s vysokým rizikem podle přílohy III nařízení. Slouží jako podpůrný nástroj pro advokáty, právníky a další profesionály, nikoliv pro rozhodování soudních orgánů, a jeho výstupy jsou pouze podkladem, který nemá samostatný právní účinek — konečné posouzení činí vždy člověk. Nepodléhá proto povinnostem stanoveným pro vysoce rizikové systémy (posouzení shody, registrace v databázi EU).
V souladu s požadavky transparentnosti dle čl. 50 AI Actu, účinnými od 2. srpna 2026:
Vaše data zpracováváme a ukládáme v rámci EU. Pro generování výstupů využíváme jazykové modely od zavedených poskytovatelů, kteří jsou smluvně zavázáni nepoužívat vaše data k trénování svých modelů a zpracovávají je pouze za účelem poskytnutí odpovědi.
Náš tým i uživatele vedeme k odpovědnému používání AI — znalosti možností a limitů nástroje, nutnosti kontroly výstupů a ochrany citlivých dat. Tím naplňujeme povinnost AI gramotnosti dle čl. 4 AI Actu.
AI se může mýlit, vytvořit nepřesnost nebo přehlédnout kontext. Koncipient je navržen tak, aby výstupy byly dohledatelné ke zdroji, ale konečné posouzení a odpovědnost vždy zůstávají na uživateli. Koncipient je softwarový nástroj pro práci s právními informacemi a dokumenty. Sám neposkytuje právní služby. Výstup v právní otázce je podklad k ověření. Před použitím jej musí posoudit advokát nebo jiná osoba oprávněná poskytovat právní služby. Jste-li takovou osobou vy, posouzení je na vás. Koncipient vaše právní posouzení nenahrazuje.
Rozumíme, že data advokáta podléhají povinnosti mlčenlivosti podle zákona o advokacii. Koncipient je stavěn s tímto vědomím.
Ve vztahu k osobním údajům, které do nástroje vkládáte, vystupujeme jako zpracovatel; vaše kancelář je správce. Před zahájením zpracování uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA) dle čl. 28 GDPR.
Data jsou uložena v EU, šifrována při přenosu i v klidu, a přístup k nim je minimalizován na nezbytné technické zajištění provozu.
Zpracování vedeme v souladu s GDPR. Řídíme se výkladovým stanoviskem České advokátní komory k umělé inteligenci v právních službách z 9. září 2026.